نحوه ثبت موجودی دایمی و ادواری

موجودی‌های مواد و کالا چون معمولا در مدتی کمتر از یک سال مصرف می شوند، به فروش می رسند، بنابراین در ترازنامه جزو داراییهای جاری طبقه بندی میشوند.

همچنین این دارایی جاری بعد از حسابهای دریافتنی ، به دلیل قدرت نقد شوندگی کمتر نسبت به حسابهای دریافتنی ، نشان داده می شوند.

ضمنا دوستان لازم به ذکر است که موجودی مواد غیر مستفیم (ملزومات) را میتوان تحت عنوان سایر داراییها ارائه نمود.

شرکت ...

داراییهای جاری :
موجودی نقد                     10000000
حسابهای دریافتنی            20000
موجودیهای کالا              600000
.
.
.

همانطور که می دانید درآمد عملیاتی شرکتها از فروش یا ارائه خدمات حاصل می شود و در صورت سود و زیان این در آمد نشان داده می شود. پس از درآمد بهای تمام شده الای فروش رفته  ارائه می شود که بعنوان یک هزینه از درآمد کسر می شود تا سود عملیاتی بدست آید.

بهای تمام شده کالای فروش رفته از رابطه زیر بدست می آید:

موجودی کالا در ابتدای سال        10000
اضافه می شود:
بهای تمام شده کالای خریداری شده / تولید شده      60000

مساوی:
بهای تمام شده کالای آماده برای فروش/ مصرف         70000

کسر می شود:
موجودی کالا در پایان سال       (30000)

=   بهای تمام شده کالای فروش رفته/ مصرف شده
طی سال        40000

اما موضوع دیگری که می خواهم به آن اشاره کنم موضوع مالکیت و انتقال مالکیت موجودیهای مواد و کالا است.

بعنوان مثال اگر کالایی خریداری شده و مالکیت انتقال یافته باشد، اگر چه دریافت نشده باشد باید جزء موجودیهای کالا منظور شود.

حال میخواهم حالتهای مختلف انتقال مالکیت که با در نظر گرفتن آنها موجودیها به مالکیت شرکت درآمده و ثبت می شوند را شرح می دهم:

فوب (F.O.B)  یا Freight On Board :

فوب به معنی  تحویل روی عرشه کشتی میباشد.

یعنی کالا توسط فروشنده در بندری که در قرارداد فروش ذکر شده است در روس عرشه کشتی گذارده می شود. خطرات و خسارات وارده به کالا از زمانی که کالا بارگیری و روی عرشه کشتی قرار می گیرد از فروشنده به خریدار منتقل می گردد.

بنابراین هزینه های اندازه گیری و شمارش و بررسی کیفیت کالا، بسته بندی، صدور پروانه و هرگونه مجوز صادرات به عهده فروشنده است و هزینه های کرایه حمل به عهده خریدار است.

پس مالکیت از فروشنده  نسبت به کالا ها پس از بارگیری روی عرشه کشتی به خریدار منتقل میگردد.

سی اند اف  (C & F) یا Cost & Freight :

C & F به معنای بهای خرید کالا به اضافه کرایه حمل است.

در این حالت کلیه شرایط مانند حالت  قبل است منتهی کرایه  حمل که در فوب به عهده خریدار بود در C & F به عهده فروشنده

بنابراین مالکیت از  فروشنده پس از تحویل کالا در بندر مقصد به خریدار منتقل می گردد.

سیف   (C.I.F) یا  Cost . Insurance. Freight:

به معنی بهای خرید کالا به اضافه بیمه و کرایه حمل است.

در این حالت فروشنده موظف است کالا را در مقابل خسارت یا مفقود شدن طی مدت حمل بیمه کند.

مشابه مورد قبل مالکیت در زمان تحویل کالا در بندر مقصد به خریدار منتقل می گردد.

تحویل در محل کارخانه (EX-Work) :

در این حالت مالکیت از فروشنده به خریدار در هنگام تحویل محل کارخانه فروشنده به خریدار منتقل می گردد.

فروشنده حتی مسولیت بارگیری کالا را نیز ندارد و خریدار کلیه هزینه ها و خطرات ناشی از رساندن کالا به مقصد را متحمل می شود.

پاسخگویی به مشکلات کامپیوتری و حسابداری و موبایل در تهران با شماره 9092305943 و  در سایر شهرها با شماره 9099071865

www.hamgampc.ir

روش ثبت و نوشتن دفاتر روزنامه وکل

قبل از بیان روش ثبت و نوشتن دفاتر روزنامه کل لازم می بینیم اشاره کوچکی به اختلاف دفتر داری و حسابداری داشته باشیم.
اگرچه دفتر داری لازمه حسابداری است اما دفتر دار تنها کار تحریر دفاتر و تهیه صورت حسابها را به عهده دارد و لیکن در حسابداری موضوعاتی نظیر شناسایی و تجزیه و تحلیل معاملات مد نظر می باشد و یک حسابدار باید بتواند وقایع پیچیده اقتصادی را تجزیه و تحلیل نماید پس باید نتیجه بگیریم که هر کس که در بخش حسابداری کار کند و به نوعی فقط در نوشتن دفاتر بدون داشتن قدرت تجزیه و تحلیلهای مالی کاری انجام دهد حسابدار نخواهد بود.
دفتر روزنامه

برای یادگیری روش ثبت و نوشتن دفتر روزنامه ابتدا باید بتوانیم رویداد های مالی را به خوبی تجزیه و تحلیل کنیم و حسابهای بدهکار و بستانکار را از هم به خوبی تشخیص دهیم و بتوانیم اآنها را شناسایی کنیم.

بنابراین به شکل اصولی یک دفتر روزنامه دارای مشخصات زیر می باشد:
1- ستون تاریخ
2- ستون شرح که در آن پس از اینکه رویداد مالی تجزیه و تحلیل شد حسابهای بدهکار و بستانکار را شناسایی می کنیم.
3- پس از ستون شرح دو ستون دیگر یکی ستون بدهکار که مبلغ حساب بدهکار شده در آن ثبت می شود و ستون بستانکار که مبلغ حساب بستانکار را در آن ثبت می کنیم وجود دارد.
4- قبل از ستون مبلغ بدهکار یک ستون باریک به نام عطف وجود دارد. در ستون عطف دفتر روذنامه جلوی هر حساب شماره صفحه آن حساب در دفتر کل نوشته می شود و این به جهت سهولت کار در پیگیری ثبت اقلام دفتر روزنامه در دفتر کل می باشد.

دقت کنید از هم اکنون به بعد برای صرفه جویی در زمان ثبتهای دفتر روزنامه را به صورت خلاصه به صورت زیر نشان خواهیم داد به عنوان مثال خرید 200.000 ریال اثاثه بصورت نقد را در تاریخ 1377/2/15 برای آنکه در دفاتر روزنامه نشان دهیم بصورت زیر عمل می کنیم.
1377/2/15
اثاثه 200.000
بانک / صندوق 200.000
بابت خرید اثاثه مورد نیاز موسسه
یعنی حساب بدهکار را سمت راست بالا نوشته و حساب بستانکار را در سمت چپ پایین و شرح خلاصه رویداد مالی را در زیر آنها می نویسیم.

دفتر روزنامه

روش ثبت و نوشتن دفاتر روزنامه و کل

روش ثبت و نوشتن دفتر کل
دقت کنید اگر بخواهیم به صورت ساده دفتر کل را شرح دهیم باید بگوییم دفتر کل دفتری است که هر صفحه آن به یک حساب اختصاص می دهیم و رویدادهای اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت می کنیم یعنی مشخص می کنیم حساب مربوطه در چه تاریخی بدهکار شده و در چه تاریخی بستانکار گردیده و مانده نهایی آن چه مبلغی است بنابراین اصولا یک دفتر کل دارای یک ستون تاریخ و یک ستون شرح و بعد از آن ستون مربوط به مبلغ بدهکار حساب و ستون بعد ستون بستانکار حساب می باشد و در نهایت یک ستون که مانده حساب را نشان می دهد خواهد داد( لازم به توضیح است پس از ستون شرح یک ستون کوچک به نام عطف وجود دارد که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه که رویداد مالی اتفاق افتاده ثبت شده است نوشته خواهد شد ).

پاسخگویی به مشکلات کامپیوتری و حسابداری و موبایل در تهران با شماره 9092305943 و  در سایر شهرها با شماره 9099071865
 
www.hamgampc.ir

نحوه طراحی سیستم و کدینگ حساب

معمولا" چهار سطح برای حسابهای شرکت تعریف می گردد که عبارت است از :

الف) سطح گروه حساب ها

ب  ) سطح حسابهای کل

ج   ) سطح حساب های معین

د   ) سطح حساب های تفضیلی

سطح گروه حساب:

در این سطح معمولا" کد بندی بر اساس گروه های اصلی ترازنامه و سرفصل های اصلی صورت سود و زیان انجام می گیرد. برای کد بندی این سطح می توان از اعداد ۱ رقمی و ۲ رقمی استفاده نمود. شکل معمول حسابهای گروه شرکت های تولیدی به شکل زیر می باشد:

۱: دارایی جاری

۲: دارایی غیر جاری

۳: بدهی جاری

۴: بدهی غیر جاری

۵: حقوق صاحبان سرمایه

۶: درآمد

۷: قیمت تمام شده کالای فروش رفته

۸:هزینه

۹: سایر حساب ها (شامل حساب های جذب و انحرافات و حساب های انتظامی)

سطح حساب های کل :

در این سطح هر گروه حساب بسته به فعالیت ها و نیازهای موسسه و در اتباط با سرفصل های صورت های مالی به سطوح کوچکتری به نام سطح حساب های کل تقسیم می گردند. برای کد بندی حساب های کل می توان از اعداد ۱ و ۲ و یا ۳ رقمی استفاده نمود. نکتهء دیگری که در زمان ایجاد کدینگ حساب ها باید مورد توجه قرار گیرد این است که در زمان طراحی کدینگ می بایست اولا"به نیازهای موسسه در آینده نیز  توجه نمود و طوری کدها را به حساب ها اختصاص داد که اگر درآینده سرفصلی به سرفصل های موسسه اضافه گردد، کد استفاده نشده ای جهت این امر وجود داشته باشد ثانیا" در زمان طراحی می بایست ماهیت حسابها رااز لحاظ بدهکار بودن و بستانکار بودن مشخص نمود. به عنوان مثال می توان دارایی جاری که در بالا با گروه ۱ مشخص شده بود به شکل زیر به حساب های کل تقسیم نمود:

۱۱۰موجودی نقد

۱۲۰ سرمایه گذاری کوتاه مدت

۱۳۰ حساب ها و اسناد دریافتنی تجاری

۱۴۰ سایر حسابها و اسناد دریافتنی

۱۵۰ موجودی مواد و کالا

۱۶۰ سفارشات و پیش پرداخت ها

در حساب های فوق رقم صدگان ( یعنی۱) معرف گروه دارایی، یعنی دارایی جاری  و دو رقم بعد معرف  کد حساب دفتر کل می باشد. البته در برخی شرکت ها ممکن است بسته به نیاز و تعدد حساب ها هر کدام از سرفصل های ارائه شده در فوق به سرفصل های کوچک تری تقسیم گردد. مثلا" به جای حساب حساب ۱۱۰ موجودی نقد ممکن است از حساب های زیر استفاده گردد:

۱۱۰: موجودی بانک های ریالی

۱۱۱: موجودی بانک های ارزی

۱۱۲:صندوق ریالی

۱۱۳: صندوق ارزی

۱۱۴:تنخواه گردان ریالی

۱۱۵:تنخواه گردان ارزی

سطح حساب های معین :

در این سطح نیز حساب های کل موسسه به سطوح کوچکتری تقسیم می گردد، معمولا" برای کد بندی حساب معین از کدهای دو رقمی استفاده می گردد. به عنوان مثال کد ۱۱۰ حساب موجودی بانک های ریالی را می توان به سطوح زیر تقسیم نمود.

۱۱۰۰۱: موجودی بانک های ریالی بانک ملی شعبه مرکزی

۱۱۰۰۲: موجودی بانک های ریالی بانک ملت شعبه مرکزی

سطح حساب های تفضیلی :

در این سطح نیز میتوان حساب های معین موسسه را به حساب های کوچکتری با عنوان تفضیلی نشان داد. مثلا" ۱۱۰۰۱ با شماره جاری ۴۵۵۶۰ را می توان به شکل زیر نشان داد:

۱۱۰۰۱۱۲۲۴۵۵۶۰:موجودی بانک های ریالی بانک ملی شعبه مرکزی جاری ۴۵۵۶۰.

ذکر این نکته لازم به نظر میرسد که بهتر است جهت طراحی کد های تفضیلی  از کدهای یگانه (یونیک) استفاده گردد. یعنی برای هر شخص حقیقی، حقوقی و ....  یک تفضیلی منحصر به فرد تعریف شده و در تمامی حساب های معین و کل از همان تفضیلی استفاده گردد.

پاسخگویی به مشکلات کامپیوتری و حسابداری و موبایل در تهران با شماره 9092305943 و  در سایر شهرها با شماره 9099071865
www.hamgampc.ir

اجزاء و عناصر حسابداری

داراییها
کلیه اموال؛مطالبات و سایر منابع متعلق به یک موسسه که درنتیجه معاملات؛عملیات مالی یا سایر رویدادها ایجاد شده و قابل شناسایی به پول بوده و دارای منافع آتی می باشد را دارایی گویند.
اگر بخواهیم چند دارایی اساسی را نام ببریم به موارد زیر اشاره می کنیم.
1- وجوه نقد
2- مطالبات(بدهکاران)
3- موجودیهای جنسی و کالا
4- داراییهای ثابت وتجهیزات
حال هر کدام از داراییها را تعریف می کنیم.
1- وجوه نقد: شامل پول نقد در صندوق و چکهای بانکی وموجودیهای نقد در بانکها می باشد.
2- مطالبات:شامل بدهکاران ما و اسناد دریافتنی و سفته های دریافتنی ما از دیگران می باشد.
3- موجودیهای جنسی و کالا:اجناسی است که موسسات در جریان فعالیت خود به قصد فروش یا تولید کالا یا مصرف در عملیات خود خریداری و نگهداری می کنند.

که موجودیهای جنسی خود به سه طبقه تقسیم می شود:

1-مواد 2-موجودی کالا 3-ملزومات

4- داراییهای ثابت:اموال با دوامی هستند که به قصد نگهداری بلند مدت خریداری و یا ساخته شده و در عملیات یک موسسه مورد استفاده قرار می گیرند نمونه های داراییهای ثابت: زمین؛ساختمان؛ماشین آلات؛اثاثیه و ... می باشد.
قبل از تعریف بدهی ها همیشه این را مد نظر داشته باشید که بدهی با بدهکاران که یک نوع دارایی می باشد فرق دارد این دو را با هم تداخل نکنید.

بدهیها
بدهیها تعهداتی است که یک موسسه در مقابل اشخاص و موسسات دیگر دارد واز معاملات و رویدادهای گذشته ناشی شده اند و باید با پرداخت پول یا تحویل کالا یا انجم خدمات یا انتقال سایر القام داراییها تسویه گردند.
موسسات بر حسب نوع و حجم فعالیت و معاملات خود بدهیهای گوناگون دارند.
نمونه های زیر می تواند از بدهیهای یک موسسه باشد.
1- بستانکاران
2- اسناد پرداختنی
3- وام ها
بستانکاران یعنی چه:بستانکاران تعهدات یک موسسه است که در اثر خرید نسیه اموال؛ کالا و خدمات از اشخاص و موسسات دیگر ایجاد شده است .

اسناد پرداختنی یعنی چه: بدهیهای ناشی از معاملات یک موسسه که در مقابل آن سند تجاری نظیر سفته یا برات صادر شده است؛ اسناد پرداختنی می گویند.

وام چیست: مبالغی که یک موسسه از انک ها و موسات اعتباری یا سایر اشخاص یا موسسات استقراض و به موجب قرارداد یا اسناد تجاری مبادله شده؛ تعهد می کند که اصل و فرع (بهره) آن را در موعد معین یا به اقساط بپردازد وام می نامند.

سرمایه
سرمایه چیست: حق مالی صاحب یا صاحبان سرمایه یک موسسه نسبت به داراییهای آن موسسه را سرمایه گویند و یا در واقع با کسر کردن بدهیهای یک موسسه از کل داراییهای آن موسسه سرمایه بدست خواهد آمد. یعنی اگر ما بدهیهایمان را از داراییهایمان پرداخت کنیم هر چه باقی ماند سرمایه مااست.

معادله حسابداری که در واقع اساس حسابداری بر آن استوار است در همه حال باید برابر و مساوی باشد و ترازوی فوق توازن داشته باشد در غیر این صورت حسابداری صحیح انجام نپذیرفته.

معادله حسابداری به صورت خلاصه به صورت زیر می باشد.

دارایی = بدهی + سرمایه

در ادامه در ارتباط معادله حسابداری و کاربرد آن بیشتر صحبت می کنیم.

درآمد چیست؟
درآمد بهای کالای فروش رفته؛ یا خدمات انجام شده برای مشتریان و نتایج سایر فعالیتهای عادی یک موسسه در یک دوره مالی که به تحصیل وجه نقد و افزایش سایر داراییها و یا کاهش بدهیها منجر می شوند گویند.
هزینه چیست؟
شرکتها و موسسات برای اداره امور و انجام دادن فعالیت های مربوط به کسب درآمد؛مخارجی نظیر خرید مواد و کالا و پرداخت دستمزد؛ اجاره؛آب و برق و غیره انجام می دهند که باعث خروج وجه نقد و کاهش سایر دارایی ها و یا افزایش بدهیهای موسسه می گردد که به آن مخارج واقع شده که منافع آتی ندارد هزینه گویند.
بعضی هم درآمد را افزایش ناخالص داراییها و یا کاهش نا خالص بدهیها و هزینه ها را کاهش ناخالص داراییها و یا افزایش نا خالص بدهیها که ناشی از فعالیت های انتفاعی واحد تجاری است و در سرمایه تغییر ایجاد می نماید تعریف کرده اند.

پاسخگویی به مشکلات کامپیوتری و حسابداری و موبایل در تهران با شماره 9092305943 و  در سایر شهرها با شماره 9099071865

www.hamgampc.ir